Googleのアカウントを持っているユーザーなら誰でも無料で利用できるチャットツール「Google Chat」。
Google Chat ではスペース内でリンクを送るだけでGoogle ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどといったファイルの共有がとても簡単に行えます。
わざわざ共有ドライブのフォルダを作成したり、予め共有しておく必要がないので、仕事をより効率よく進めることができます。
とても便利な反面、設定を誤ると外部に簡単に情報が漏洩してしまう可能性があります。
安全に利用するためにも、共有時には正しい設定を行うようにしましょう。
以下ではファイル共有時の共有範囲の設定について解説します。
ファイルの共有範囲を設定
ファイル共有時に表示される画面
GoogleドキュメントなどのURLを共有しようとすると、「このファイルをスペースと共有してください」と共有の設定画面が表示されます。
スペースのメンバーのみか、リンクを知っている全員か、共有範囲の設定をおこなうことができます。
デフォルトでは「スペースのメンバーのみ」になっています。URLを共有したスペースに参加している人だけに限定されるので、安全面を考えるとそのままが安心です。
共有する際の権限を設定
権限には表示のみ、コメントを入れられる権限、編集ができる権限の3種類があります。
デフォルトではコメント権限のみとなります。閲覧だけでなく編集権限も付与したい場合はここで設定し共有しましょう。
スペース参加者にファイルを共有したくない場合
共有したくない場合は「アクセス権を付与しない」にチェックをし、「送信」をクリックします。
権限変更、アクセス権限の削除をしたい場合
Googleドライブ側では、ユーザーアカウント「Google Chat のスペース」として追加されているので、権限変更、アクセス権限の削除はGoogleドライブ側での設定が必要になります。
まず、Google Chat で共有したフォルダまたはファイルを開き、共有設定を開きます。
プルダウンメニュー＞「削除」を選択します。
「保存」をクリックし完了です。
これで「スペース」に参加している人のアクセス権限がなくなりました。
スペースで共有するメリット
スペースから外された人、退出した人はファイルへのアクセス権もなくなります。
大人数いるスペースでもファイルの閲覧権限をいちいち設定する必要がないため、人事異動などによる管理も手間が少なく済みます。
注意点
- Googleチャットのスペースに参加している人は全員見られるスペースにアクセス権を付与すると、そのスペースに後から参加したユーザーにもアクセス権が付与されます。
- 社外共有しているスペースでは、社外秘ファイルなど共有をする場合は要注意。
